Stage en logistique et accueil des invité.e.s.

Montréal, Montréal (Montréal)

Ce stage débutera en Septembre 2024 en Présentiel

La mission

Sous la supervision conjointe du gestionnaire de la programmation et du coordonnateur, le·la Responsable de la logistique et de l’accueil des invité.e.s s’occupe de l’organisation du transport et de l’hébergement des invité.e.s ainsi que de la mise en place d’une structure d’accueil (communications et orientation) pour les invité.e.s locaux et internationaux pendant le festival (membres des jurys, cinéastes, et professionnel.le.s de l’industrie). Il·elle prépare les emplois du temps de chaque invité.e incluant projections, repas et activités spéciales et veille au bon déroulement de leurs séjours.

— Assurer le suivi des invitations (confirmation des dates de présence des invité.e.s, des moyens de transport, de la prise en charge de l’hébergement via notre base de données);
— Élaboration des outils nécessaires au suivi des invitations (lettres types; formulaires ; outils de gestion de la base de données ; mises à jour du site Internet);
— Faire le suivi du budget alloué (en lien avec la direction de l’administration, le gestionnaire de la programmation et la responsable), en respectant les montants alloués à chaque activité;
— Réserver les billets d’avion et autres moyens de transport ainsi que l’hébergement des invité.e.s ;
— Mettre en place la structure d’accueil (outils de communications et guide des invité.e.s);
— Coordonner l’attribution des accréditations en lien avec la responsable de la billetterie;
— Superviser l’assistant.e à l’accueil et s’il a lieu;
— Superviser le travail des trois accompagnateurs(trices) de jurys;
— Organiser le déplacement local des invité.e.s;
— Soutenir l’organisation des activités avec les invité.e.s;
— Soutenir le planning des chauffeurs;
— Soutenir la coordination des rendez-vous de presse des invité.e.s;
— Être le principal point de contact pour les invité.e.s;
— Rédiger un rapport et participer au bilan général du festival

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Diplôme demandé

formation dans un secteur d'activité pertinent