Coordinateur·rice de logistique et de l'accueil des invité·e·s

Montreal, Montréal (Montréal)

Ce stage débutera en Novembre 2023 en Présentiel

La mission

Mandat:
Sous la supervision de la Direction générale et artistique, de la direction de la production et en collaboration avec l’équipe de programmation, le·la Coordonnateur·rice de logistique et de l’accueil des invité·e·s a comme principales responsabilités de planifier le séjours des invité·e·s du Festival, d’être leur principal point de contact et de gérer les liste d’invitations, en plus d’offrir un soutien logistique à l’organisme.

Cela inclut, sans être exhaustif :
Aider à la logistique et les besoins pour l’encan bénéfice ;
Assurer le suivi et les bonnes relations avec les différents fournisseurs et collaborateurs pour l’encan bénéfice ;
Prendre contact avec tous les réalisateur·rice·s et membres de l’équipe des films qui souhaitent assister au Festival ;
Établir une relation de confiance avec les invité·e·s du Festival ;
Faire le suivi avec les invité·e·s, planifier et coordonner leur séjour ;
Effectuer des réservations de chambres d’hôtel et de billets de train/avion et en assurer le suivi ;
Assurer de bonnes relations avec nos partenaires touristiques ;
Respecter le budget alloué ;
Collaborer à la production et à la diffusion des outils de communication destinés aux invité·e·s ;
Faire la mise à jour quotidienne dans les bases de données de tous les détails concernant le séjour des invité·e·s ;
Faire la mise à jour des différentes listes d’invité·e·s ;
Gérer les envois et les réponses aux invitations pour les événements festivaliers et professionnels ;
Le cas échéant, effectuer un placement de salle ;
Accueillir les invité·e·s lors des événements spéciaux ;
Présenter un rapport d’activités détaillé ;
Toute autre tâche connexe.

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Diplôme demandé

Formation même courte ou non diplômante dans un secteur d'activité pertinent