Assistant.e Administrati.ve

LaSalle, Montréal (Montréal)

Ce stage débutera en Décembre 2025 en Présentiel

La mission

Sous la supervision directe du directeur Canada et en collaboration avec les Gérants de centre, l’assistant. e administratif.ve joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des opérations administratives et financières de l’organisation. Ce poste combine des responsabilités en soutien administratif et en gestion financière, incluant la gestion des documents comptables, le suivi des budgets, la facturation, et le soutien aux processus d’analyse financière. Il/elle veille à ce que les opérations soient conformes aux normes internes et réglementaires.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
· Soutien administratif général : Gérer les documents administratifs, organiser les réunions d’équipe, rédiger les comptes rendus, et assurer le suivi des communications internes et externes.
· Gestion de la facturation et des paiements : Émettre, suivre et relancer les factures clients, effectuer les paiements fournisseurs, et assurer une bonne relation avec les partenaires financiers.
· Coordination logistique : Gérer les fournitures de bureau, coordonner les déplacements, préparer les salles pour les réunions et événements internes, et s’occuper de la réception et distribution du courrier.
· Suivi des comptes fournisseurs et clients : Enregistrer les paiements, vérifier les factures et préparer les relances pour les paiements en attente.
· Appui à la comptabilité : Aider à la saisie des écritures comptables, assurer le suivi des flux de trésorerie, et réaliser les rapprochements bancaires.
· Suivi budgétaire et reporting : Contribuer à la gestion et à l’optimisation des budgets en effectuant un suivi des dépenses et en signalant tout écart au responsable financier.
· Gestion des ressources matérielles : Superviser l’inventaire des équipements et fournitures de bureau, passer les commandes et gérer les contrats avec les prestataires.
· Soutien aux projets transversaux : Apporter un appui administratif pour des projets ponctuels, tels que l’organisation d’événements internes ou la mise en œuvre de nouveaux outils ou processus.
· Gestion documentaire et archivage : Organiser et maintenir les dossiers physiques et numériques de l’entreprise, en veillant au respect des normes de confidentialité et à une accessibilité efficace.
· Support aux ressources humaines : Gérer les dossiers administratifs des employés, planifier les formations, et participer aux procédures de recrutement, comme la publication d’annonces et l’organisation des entretiens.
· Service aux employés : Assister les membres de l’équipe avec les questions administratives et fournir des renseignements sur les politiques et procédures internes.
· Gestion de la sécurité et de la conformité : S’assurer que les procédures respectent les normes internes et les réglementations en vigueur.

Diplôme demandé

- Bac + 3
- Master 1 minimum
- Expérience peut être prise en considération