PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
· Soutien administratif général : Gérer les documents administratifs, organiser les réunions d’équipe, rédiger les comptes rendus, et assurer le suivi des communications internes et externes.
· Gestion de la facturation et des paiements : Émettre, suivre et relancer les factures clients, effectuer les paiements fournisseurs, et assurer une bonne relation avec les partenaires financiers.
· Coordination logistique : Gérer les fournitures de bureau, coordonner les déplacements, préparer les salles pour les réunions et événements internes, et s’occuper de la réception et distribution du courrier.
· Suivi des comptes fournisseurs et clients : Enregistrer les paiements, vérifier les factures et préparer les relances pour les paiements en attente.
· Appui à la comptabilité : Aider à la saisie des écritures comptables, assurer le suivi des flux de trésorerie, et réaliser les rapprochements bancaires.
· Suivi budgétaire et reporting : Contribuer à la gestion et à l’optimisation des budgets en effectuant un suivi des dépenses et en signalant tout écart au responsable financier.
· Gestion des ressources matérielles : Superviser l’inventaire des équipements et fournitures de bureau, passer les commandes et gérer les contrats avec les prestataires.
· Soutien aux projets transversaux : Apporter un appui administratif pour des projets ponctuels, tels que l’organisation d’événements internes ou la mise en œuvre de nouveaux outils ou processus.
· Gestion documentaire et archivage : Organiser et maintenir les dossiers physiques et numériques de l’entreprise, en veillant au respect des normes de confidentialité et à une accessibilité efficace.
· Support aux ressources humaines : Gérer les dossiers administratifs des employés, planifier les formations, et participer aux procédures de recrutement, comme la publication d’annonces et l’organisation des entretiens.
· Service aux employés : Assister les membres de l’équipe avec les questions administratives et fournir des renseignements sur les politiques et procédures internes.
· Gestion de la sécurité et de la conformité : S’assurer que les procédures respectent les normes internes et les réglementations en vigueur.
Assistant.e Administrati.ve
