Adjoint(e) à la programmation

Montréal, Montréal (Montréal)

Ce stage débutera en Dès que possible en Présentiel

La mission

À titre d’adjoint(e) à la programmation du Festival, le ou la stagiaire est appelé à travailler en étroite collaboration avec l’équipe interne de la Fondation et de participer à l’ensemble des tâches clés dans la réalisation d’un événement d’envergure internationale.

Le stagiaire aura l’occasion d’acquérir de nombreuses compétences et de vivre une expérience unique dans un milieu culturel multiculturel et multilingue. Les tâches sont réparties en trois temps.

Préparation du Festival
• Appuyer la directrice de la programmation jeunesse et l’assistante à la programmation:
• Récupérer du matériel (bio, photos),
• Mettre à jour la base de données de programmation (informations concernant les participants du Festival avec le logiciel ZONE FESTIVAL),
• Faire les suivis des ententes et des contrats liés au Festival ou à des partenariats
• Participer à l’organisation du séjour des auteurs (vols internationaux et nationaux, hébergement)
• Participer aux événements du Festival et faire partie de l’équipe tactique du Festival lors de sa tenue
• Aider à colliger les données et statistiques liées au Festival
• Ressources bénévoles : contribuer au recrutement, à la gestion des horaires
• Assister la directrice générale adjointe :
• Coordonner les traductions et révisions,
• Participer aux réunions de planification des communications,
• Collaborer à la préparation de demandes ou de rapports liés à des dons ou commandites,
• Appui au niveau des tâches cléricales (mise en page de documents, copies, messagers, etc.)

Lors du Festival
• Être présent au kiosque d’accueil, à la suite médias et à la suite des bénévoles ou au salon des auteurs selon les besoins
• Réaliser des sondages auprès des festivaliers
• Appuyer les bénévoles à l’entrée des salles ou présence en librairie selon les besoins
• Participer aux réunions de l’équipe

Après le Festival
• Aider à colliger les données et les statistiques liées au Festival afin d’obtenir un rapport quantitatif de l’événement
• Aider à la rédaction des rapports, demandes de subventions et document officiels
• Assister l’équipe interne dans la reddition de compte du Festival (effectuer le suivi auprès des partenaires et autres suivis post-Festival)

Autres tâches connexes
• Archivage
• Gestion de divers envois (courrier, brochures du festival et matériel promotionnel)
• Gestions des listes d’invités à divers événements VIP
• Mise en page, impression et envoi de dossier divers.
• Toutes autres tâches connexes

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Diplôme demandé

Possède un diplôme d’études universitaire de premier cycle dans une discipline pertinente.