23/01/2010 • Mission accomplie !!!

« Mission accomplie !!!

Je sais à peine par quoi commencer ! Les journées et toute la semaine ont passé tellement vite ! Une fois sur le terrain ça fait toute la différence ! Il y a toujours des choses à améliorer mais je pense qu’on avait une équipe vraiment préparée avec des super outils ! Parce qu’il me semble que chaque problème s’est réglé avec une efficacité impressionnante ! Les plus gros problème (comme une panne Internet pour les exposant par exemple) étaient hors de notre contrôle. C’est dommage mais ça fait aussi rendre compte des améliorations techniques nécessaires au niveau du lieu. Autant les participants que les intervenants ou exposants avaient l’air super heureux de l’achalandage (je dois dire que j’étais impressionnée moi-même !) et de la qualité des échanges ! C’est toujours agréable à attendre quand on a bossé 4 mois sur le projet !

En ce qui me concerne j’avais sur le terrain principalement 3 dossiers à suivre en plus de donner un coup de main à toutes les équipes au fur et à mesure. D’abord les écrans, le fameux projet sur lequel j’ai bossé comme une folle ! Ce fût un plaisir de les voir s’animer mardi matin en prévision du mercredi… Bon les animations étaient un peu lentes à cause des câblage un peu désuets… mais ça on le savait à l’avance… Une petite erreur de flèche directionnelle que j’ai pu faire corriger dans l’heure… sinon tous les écrans ont joué leur rôle à merveille !!! Les marketing étaient bien situés je pense, les directionnels aidaient la foule à se diriger en plus des bannières prévues. Ceci dit, c’est partout pareil. Il y a toujours des gens qui ne regardent pas et qui ont besoins d’être pris par la main jusqu’à leur salle. C’est hallucinant ! Pas d’autres erreurs se sont glissées dans les écrans durant la manifestation !Ouf ! Vu le casse-tête que ça représentait, j’étais plutôt contente de moi ! Et c’est vrai que comparé aux écrans génériques habituels, ça faisait vachement plus joli et personnalisé ! Youpi ! Restera à bien transmettre le dossier à mes successeurs car il reste tout de même beaucoup à faire pour que ça devienne plus flexible et plus dynamique encore ! Ceci dit le prestataire pour les animations, Jean-François de PlicPloc, était bien content du défi relevé et on a fait une petite vidéo interview jeudi ! J’ai hâte de voir le résultat !

Ensuite venaient les Ateliers-Projets. 15 ateliers par jour qui se tenaient presque tous à la même heure. Il fallait donc m’assurer que toutes les salles étaient prêtes au niveau de la configuration, mais je devais aussi accueillir les intervenants (je n’ai pas réussi à tous les voir et j’ai profité du fait que certains avaient un stand pour aller les voir plus tôt) et m’assurer que tout était ok pour eux ! C’était la course de la journée car en général c’est là que tout arrivait en même temps ! Déjà le matin j’avais préalablement fait une tournée d’eau (bouteilles personnalisées BIS !) et la distribution de cadeaux. Mais il s’ajoutait toujours des demandes techniques, des changements de configuration de salle à la dernière minute!!! C’était chaud mais à par quelques demandes auxquelles j’ai dû dire non, je pense que tout le monde à pu faire un super atelier au final ! Et les participants étaient au rendez-vous, les salles débordaient !! Et donc comme les gens aiment être pris par la main, j’avais avec moins une équipe de 14 étudiants qui ‘mont aidé à diriger les gens et faire l’accueil à chaque salle ! Malgré la cohue, les gens se sont retrouvés et cette année il n’y a pas eu de bouchon…Car en plus des plus de 500 personnes qui assistaient aux ateliers, l’entrée des salles donnaient aussi sur l’entrée des 4 auditorium qui eux, à 15h, devaient accueillir en tout plus de 1000 ou 1500 personnes ! Quelques perdus, c’était bien d’être plusieurs à l’accueil mais en gros, je pense que les gens n’y ont vu que du feu !!!

Enfin, le mercredi soir c’était la soirée des spectacles dans différents lieux Nantais. Il y avait de tout : théâtre classique et contemporain, danse, musique, humour… J’attends encore un rapport officiel mais je pense que ici aussi les gens ont bien participé. Je coordonnais le service de navettes pour les lieux plus éloignés. Un service gratuit très appréciés mais curieusement mal connu des participants malgré toutes les annonces faites un peu partout dans la Cité des Congrès… Ah oui c’est vrai… les gens ne lisent pas les panneaux… On les a donc ici aussi pris par la main jusqu’aux navettes… J’ai passé un bon 2 heures dehors, c’est bien il faisait très doux !!! Les chauffeurs de bus étaient super sympa et ça a fait changement de l’atmosphère à l’intérieur !!! La délégation Québec entre autre, qui était plus de 50 je pense bien, allaient entre autre assister au spectacle de David Marin et Yann Perreault ! Ca me faisait drôle comme idée d’être québécois et d’aller voir un spectacle québécois en France… mais en tout cas ça eu l’air de marcher leur truc !!! Moi une fois la journée terminée je suis aller boire une verre avec les collègues bien évidemment ! Et suis allée assister au début d’un spectacle qui se donnait pas trop loin… C’était génial ! Un clarinettiste avec un mec qui joue des instrument asiatique. C’était super intéressant, mais vu la fatigue et la journée qui nous attendait le lendemain, je suis quand même rentrée vers minuit…

La deuxième jour j’ai pu m’arrêter un peu et j’en ai profité pour faire quelques photos ! Des stands, du stand Québec, de tout et rien et aussi du Magic Mirror car c’était majestueux d’accueillir les gens dans ce lieu !!! On s’est fait chier à apporter les 10000 sacs d’invités et accréditations dans ce lieu mais ça valait trop le coup !!! Eclairage et miroir partout, banquettes rouge velours, tout en bois…Indescriptible ! Sinon pour le Stand Québec j’ai cru comprendre que tout le monde était bien content ! Tant mieux ! J’avais beaucoup d’appréhension mais tout s’est bien terminé ! Le concept du « mur de signatures et de rendez vous » a pris du temps à démarrer mais je pense que c’est parce que la manifestation ne durait que deux jours… Car déjà la deuxième journée ça a marché beaucoup plus ! A revoir… j’apprends toujours ! Et bon c’est vrai que j’ai noté plein de petits détails àa changer ou améliorer la prochaine fois mais en gros je pense que ça allait ! Et surtout, j’ai adoré faire appel à un prestataire pour l’installation des panneaux et de l’affichage, j’avais l’esprit tranquille. Il y a eu beaucoup d’échanges sur le stand en tout cas, car j’avais souvent peine à accrocher les responsables de la délégation pour un mot ou une question !!! En tout cas un merci sincère à Monique Dairon-Vallière de la délégation OFQJ Montréal et à Dominique Langevin de la SODEC à Paris qui ont été des super complices et surtout qui m’ont fait confiance ! Votre support a été grandement apprécié !

Je pourrais vous parler des BIS encore et encore, j’y reviendrai sûrement, mais voilà en gros comment s’est déroulé l’événement pour lequel je me suis impliquée à fond les 4 derniers mois. Sur le plan personnel j’ai fait des rencontres très enrichissantes auprès d’autres membres de l’équipe, j’ai rencontré des Français qui partaient pour le Québec, j’ai passé le mot que j’étais disponible pour toutes sortes de projets ! J’ai manqué un peu de temps pour faire le tour des stands et échanger plus avec les exposants par contre… Dommage, mais en même temps j’avais tellement la tête dans l’organisation que j’avais du mal à en sortir. Mes petits moments de répit je les prenais plutôt sur les 2 stands que mes collègues du bureau et Aurélie tenaient ! Avec les collègues ça s’est super bien passé et je reconfime à quel point c’est chouette de travailler avec Manu Poulain ! Je suis devenue non-officiellement l’assistante du Commissaire Général pendant la préparation, en plus de mes dossiers, et c’est vraiment une chance d’avoir pu apprendre de quelqu’un comme lieu qui roule sa bosse depuis plus de 20 ans en bar-restauration, en spectacles et en événementiel ! Jamais il m’a donné une consigne et que je n’est pas su ou je m’en allais ! C’est la précision et l’organisation née dans une personnalité trop marrante, attachante et zen ! Un de mes coups de cœur Manu si jamais tu lis ces lignes ! Il attend des petites jumelles au printemps et je lui souhaite tout le bonheur possible!

Le journée de vendredi elle n’a pas vraiment existé. On a terminé les BIS avec une grande sortie au restaurant pour toute l’équipe et le lendemain ce fût comme un atterrissage forcé pour tout le monde. On a fait l’essentiel et on s’est dit à lundi ! J’étais « complètement naz ! »
Impossible de tenir une conversation ou de réfléchir plus de 10 minutes en ligne !

Aujourd’hui donc, repos et mon dernier week end à Nantes ! Une visite au Hammam est prévue pour cet après-midi pour clore la boucle et relaxer au maximum. Cette semaine c’est le bilan, les remerciements. Je prépare les documents pour mon ou ma successeur dans deux ans et je prépare mes valises car je partirai dès vendredi soir prochain pour laisser mes affaires pour Paris avant de m’envoler à Berlin !

Je reviendrai vers vous pour la suite très bientôt !
Merci à tout le monde pour vos encouragements par mail, ce fût grandement apprécié même si je n’ai pas toujours eu le temps d’y répondre ! J’ai très hâte de revoir mon chez moi et de vous revoir… mais maintenant que je peux profiter de la ville et de ses 10 degrés à nouveau, maintenant que je commence à dire au revoir à certaines personnes, le départ se concrétise et j’imagine déjà aussi le mal que j’aurai à quitter ma ville adoptive et les amis que je me suis fait ici… »

Commentaires

par Anne • 25 January 2010 13:22

Bravo pour ce succès ! Bravo à toi, ton amie Aurélie et toute l'équipe que je ne connais pas encore. Je suis convaincue que ce travail avait pour vous toi un sens car il semble t'avoir procurer satisfaction en correspondant à tes intérêts, en faisant appel à tes compétences et en stimulant le développement de ton potentiel.

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