L’organisation matérielle du projet
L’organisation matérielle de votre projet doit être réalisée parallèlement à la phase préparatoire. Il est important de faire régulièrement le point sur l’état d’avancement de votre projet.
Recueillir toutes les informations pratiques
La première étape consiste à recueillir toute information nécessaire à l’organisation de votre séjour. Vérifiez les documents administratifs obligatoires, leur coût et le délai d’obtention (passeport, visa si nécessaire, permis de conduire international, etc).
Passez ensuite aux questions relatives au transport international et local (moyens disponibles, coût, durée, poids de bagage autorisé, etc.) et à l’aspect monétaire (taux de change, possibilité de paiement avec une carte de crédit ou des chèques de voyages, facilité de retrait, etc.).
Planifier votre programme de séjour
Pour répondre à vos attentes de façon satisfaisante, votre programme de séjour devra être élaboré en fonction d’une bonne répartition entre les rencontres et les périodes réservées aux temps de déplacements et aux temps libres. Il devra être planifié de façon précise, toutefois certaines modifications pourront y être apportées sur place en fonction des imprévus. N’oubliez pas de tenir compte du décalage horaire dans l’agenda des premières journées et de confirmer vos rendez-vous avant de partir.
Effectuer les démarches liées à la logistique
Après avoir vérifié vos papiers, procurez-vous les documents manquants selon les renseignements que vous avez préalablement recueillis. Effectuez les réservations de transport de personnes et de matériels, d’hébergement et de restauration, s’il y a lieu.
Anticiper les difficultés éventuelles
Des événements malencontreux comme le vol ou la perte de vos bagages, un accident ou des difficultés douanières peuvent survenir au cours de votre séjour. Assurez-vous que chaque participant est couvert par une assurance hospitalisation-rapatriement et notez votre numéro de contrat sur un document séparé.
De plus, il est prudent de faire des photocopies de votre passeport et autres documents importants. Gardez-en un exemplaire dans vos bagages et confiez-en un autre à un proche.
Vos bagages sont bouclés, vous avez pensé aux derniers détails pratiques, vous voici prêt à vous envoler. Dernière petite vérification, vous avez sur vous et non pas au fond de votre valise : votre billet d’avion, votre passeport en cours de validité et un visa (si nécessaire), votre carte de crédit et un peu d’argent comptant, et votre permis de conduire français ou international.