L’élaboration du projet
La première phase de conception permet de passer d’une idée à un projet réaliste. Cette seconde étape permettra de passer d’un projet réaliste à un projet réalisable. Dans le cas d’un projet de groupe, déterminez dès maintenant le rôle de chacun au sein de l’équipe.
Identifier des partenaires en France et au Québec
Pour concrétiser votre projet international, il est indispensable d’y impliquer un ou des partenaires français. Ils pourront vous aider dans l’organisation logistique de votre projet. De plus, ils faciliteront votre intégration, la découverte de la culture locale et les échanges de savoir-faire. En outre, pour une meilleure synergie, il peut s’avérer utile d’impliquer également des partenaires français.
Dans un premier temps, déterminez clairement le profil du partenaire dont vous avez besoin (secteur d’activité, expertise, expérience d’échanges internationaux, type d’organisme, etc.).
Il existe de multiples moyens pour trouver des partenaires potentiels comme l’Internet, les centres de documentation spécialisés et les réseaux professionnels. Certains organismes proposent notamment des coordonnées ou des contacts spécifiques :
• Portail jeunesse de l’Organisation internationale de la francophonie (OIF) : vous y trouverez un annuaire d’associations et de personnes ressources oeuvrant dans le domaine de la jeunesse.
http://jeunesse.francophonie.org
• Portail gouvernemental d’information de la jeunesse : contacts et sites Internet classés par rubriques : "Travailler", "Se cultiver", "Entreprendre", etc.
Après avoir identifié vos partenaires, établissez par écrit les engagements de chacun. Attention, assurez-vous de la crédibilité et de la fiabilité de vos interlocuteurs avant de signer.
Élaborer un budget prévisionnel
Établissez un budget prévisionnel présentant les dépenses et les recettes. Renseignez-vous d’ores et déjà sur le coût de la vie au Québec afin d’évaluer au mieux vos dépenses. Prévoyez toujours un budget un peu plus large pour parer à l’imprévisible. Si vous recherchez des sources de financement, il faut que votre budget illustre un besoin qui pourrait être comblé par les organismes sollicités.
Dans les dépenses, pensez à chiffrer tous les aspects du séjour tels que : le transport de matériel et de personnes, les frais de formalités administratives obligatoires (passeport, visa si nécessaire, etc.), l’hébergement, la nourriture, les frais de communication et les frais divers.
Dans les recettes, faites apparaître les différentes sources de financement, sans oublier votre apport personnel, et précisez les acquis et les demandes en cours. De plus, pensez à chiffrer les soutiens en nature (hébergement pris en charge par un partenaire, don de matériel, etc.).
Le budget prévisionnel doit être pensé et calculé en fonction de votre projet et il doit être le plus précis possible. Pensez à l’actualiser régulièrement.
Constituer un dossier
C’est le moment de mettre votre projet par écrit et de constituer un dossier bien ficelé qui vous servira pour votre recherche de financement. Ce dossier devrait comprendre : une lettre de présentation (2 pages maximum) où figurent toutes les idées fortes du projet et vos motivations ;
- un document présentant le projet de façon précise (quoi, où, qui, quand, comment, pourquoi ?) ;
- le curriculum vitae du ou des porteurs de projet (pour les projets de groupe, précisez l’implication de chacun) ;
- la correspondance avec les partenaires locaux ;
- des lettres de recommandations ;
- le budget prévisionnel ;
- un dossier de presse.
Chercher des financements
Dans un premier temps, établissez une liste précise des partenaires financiers potentiels. Pensez aux aides publiques, aux bourses et dotations diverses, aux fonds privés, aux dons de matériel, mais aussi aux activités commerciales diverses (ventes de produits, soirées, expositions, etc.)
Dans un second temps, vérifiez auprès de chacun les modalités de candidature (formulaire, date de dépôt de projets, critères de sélection, etc.) et complétez vos dossiers de demande de soutien avec le plus grand soin.
Il peut arriver que les organismes sollicités demandent à vous rencontrer. Préparez-vous comme s’il s’agissait d’un entretien d’embauche. Vous devrez défendre votre projet et prouver le sérieux de votre démarche. Voici quelques questions qui peuvent vous être posées :
- Pourquoi nous avez-vous choisis comme partenaire financier ?
- Avez-vous d’autres partenaires financiers ?
- Que pouvons-nous nous apporter l’un et l’autre ?
- Prévoyez-vous des retombées médiatiques ?
- Pour quelle date vous faut-t-il une réponse ?
N’oubliez pas qu’un premier soutien en entraîne souvent un autre et que celui de certaines organisations peut labelliser votre projet. Pensez à actualiser votre budget au fur et à mesure des confirmations de soutien.