La médiatisation du projet
Si votre projet suppose pour exister un relais médiatique, votre relation avec la presse (radio, télé et imprimés) jouera un rôle primordial. Quelques conseils pour maîtriser les outils indispensables à une campagne de communication réussie.
Le communiqué de presse
Pour écrire un communiqué, donner l'information sans fioritures. Les journalistes s'intéressent à la matière, et non à ce que vous en pensez. La procédure est simple : des phrases courtes, une idée par phrase, un sujet par paragraphe. Qui, quoi, où, quand et pourquoi, telles sont les questions auxquelles votre communiqué doit répondre.
Tout ce qui atteste de la valeur d'un projet ou de ses participants doit être bien en évidence. Si votre projet reçoit l'appui de l'OFQJ, mentionnez-le. Cela confirmera sa crédibilité.
Soyez concis. Évitez de tout mettre dans le communiqué. Il est inutile d'écrire un texte qui décourage le lecteur par sa longueur. Les journalistes reçoivent quotidiennement une quantité inimaginable d'information. Ils accordent davantage d'attention au communiqué qui va droit au but. Inscrivez le nom de la personne-ressource, ses coordonnées téléphoniques et courriel afin que les journalistes puissent obtenir aisément un complément d'information.
Votre liste d'envoi doit être à jour. Combien de communiqués s'égarent dans le courrier parce qu'ils sont envoyés à la mauvaise adresse ou au mauvais interlocuteur. Vos interlocuteurs doivent recevoir votre communiqué à la date qui figure en en-tête. Vous pouvez le poster d'avance, ou le télécopier la journée même. Toujours rappeler pour vous assurer que votre communiqué a été reçu.
Le dossier de presse
Le dossier de presse renferme toute documentation utile concernant votre projet.
Exemple : un communiqué, l’historique de l'entreprise ou du projet, une présentation des participants (bref descriptif de l'expérience de chacun, participation à des productions ou événements, distinctions, etc.), des photos et/ou visuels pour les médias écrits, le discours (lors d'un événement), la liste des partenaires et commanditaires du projet, une entrevue avec l'artiste, des articles de presse. Note: On offre généralement à un commanditaire important d'inclure un communiqué à la pochette de presse.
Organisation d’un événement :
lancement, conférence de presse…
Questionnez-vous d'abord sur l'utilité d'un tel événement. Les journalistes ne se déplacent que si l'événement offre plus que le contenu de votre dossier de presse.
Si vous optez pour la mise sur pied d'un événement, voici quelques règles à suivre :
- Il est préférable de convoquer une conférence de presse après 10 h le matin et avant 18 h le soir.
- Envoyez l'invitation au moins 7 jours ouvrables avant l'événement.
- Rappelez toujours vos invités pour vérifier leur présence.
- Acheminez le dossier de presse à tous ceux qui ne peuvent y assister.
- Votre invitation peut se présenter sous maintes formes : une lettre r.s.v.p., un communiqué bref, un envoi original.
- Choisissez un endroit facilement accessible et assurez-vous que la salle où se déroule votre événement soit bien indiquée dès l'entrée dans l'édifice. Si les invités sont nombreux, il faudra prévoir un micro pour les présentations.
- Un buffet est généralement offert lors d’une conférence de presse, toutefois, vous pouvez faire preuve d'imagination dans les limites de votre budget.