Feuille de route
Du dépôt de votre projet jusqu’au jour de votre départ, la plupart des démarches administratives que vous aurez à effectuer auprès de nous peuvent se faire en ligne.
Nous vous incitons fortement à utiliser nos services en ligne afin de compléter votre dossier.
Félicitations ! Votre projet est sélectionné par l’OFQJ. Que devez-vous faire maintenant ?
8 semaines avant votre départ
Le proposeur du projet dans lequel vous vous inscrivez reçoit par courriel la lettre d’acceptation de l’OFQJ.
Dans cette lettre sont fournies les informations suivantes :
• le numéro du projet et le nom du Programme (à conserver pour vos communications avec l’OFQJ)
• le titre du projet
• les dates de départ et de retour par avion que nous avons réservées à notre plan de vol ;
• le nom de la personne responsable de votre projet à l’OFQJ
• le nombre de participants
• la date limite pour le dépôt des documents à l’OFQJ (ex.: fiche de candidature, fiche de confirmation du billet d’avion, lettre de confirmation du lieu de stage…) qui nous permettra de traiter le projet dans les délais.
À titre de participant, vous devez maintenant compléter individuellement votre fiche de participant. Votre numéro de projet ainsi que le nom de votre Programme sont requis.
7 semaines avant votre départ
Dès réception par l’OFQJ de votre fiche de participant et de votre demande de confirmation du billet d’avion, nous vous ferons parvenir une convention intitulée Convention entre le participant et l’OFQJ. Cette convention vous sera expédiée par la poste avec divers documents qui vous aideront à bien préparer votre séjour. Celle-ci détermine les droits et les obligations des participants et de l’OFQJ. Vous devez lire attentivement ce document, le signer et nous retourner la partie détachable (au plus tard cinq semaines avant le départ).
5 semaines avant votre départ
Il s’agit de la date limite de paiement des frais de participation à l’OFQJ et de remise des derniers compléments de dossier (confirmations d’accueil, programme de séjour…). Vous pouvez faire le paiement de vos frais de participation de plusieurs façons :
1. le paiement par chèque certifié ou mandat postal
2. au comptoir ou par guichet automatique
3. paiement en ligne
4. paiement en ligne par carte de crédit.
• plus d’information concernant nos modes de paiement
3 semaines avant votre départ
L’OFQJ procède à l’envoi par la poste de la convocation de départ qui indique le nom de la compagnie aérienne, le numéro du vol, les heures de départ du Québec et d’arrivée en France. Un dépliant est également joint à cette convocation vous informant des conditions relatives à votre accueil lors de votre arrivée en France. Si l’accueil et l’hébergement vous sont offerts mais que vous ne souhaitez pas vous prévaloir de cette offre, veuillez nous en informer le plus rapidement possible.
Nous vous conseillons de conserver cette lettre et ce dépliant dans vos bagages à main ; ils vous serviront d’aide-mémoire pour votre vol de retour, l’identification de votre numéro de dossier auprès du transporteur aérien, les numéros de téléphone du transporteur, de l’OFQJ, et de votre lieu d’hébergement.
Le jour du départ
Téléphonez à la compagnie aérienne pour vous assurer de l’horaire du vol.
Présentez-vous à l’aéroport 3 heures avant l’heure de départ du vol.
Présentez-vous au comptoir de votre compagnie aérienne afin de récupérer votre billet d’avion et de procéder à l’enregistrement de vos bagages.
À l’arrivée en France
S’il y a lieu, vous vous présentez au conseiller de séjour de l’OFQJ chargé de vous accueillir à l’aéroport.
À la fin de la session d’accueil, le lendemain de votre arrivée, vous vous dirigez vers votre lieu de stage où vous débutez votre programme de séjour.
2 jours avant votre retour
Téléphonez pour vérifier l’horaire exact du vol auprès de la compagnie aérienne figurant sur votre billet de retour.
À votre retour au Québec
N’oubliez pas que vous avez 60 jours pour nous remettre un rapport de séjour, individuel ou collectif. Ce rapport est précieux pour l’évaluation et le suivi de votre projet. Des bourses et mentions sont attribuées annuellement aux meilleurs rapports.
Si vous le souhaitez, un guide est accessible pour la production du rapport de séjour sur notre site Internet.